Delegación de tareas; ¿porque es importante?

Las responsabilidades de los representantes de ventas son cada vez mayores  ejerciendo más presión que nunca. Tienen que realizar más llamadas, presentar más propuestas e investigar más sobre el cliente para atender mejor sus necesidades para retener el cliente. La única manera que puede lograr más es haciendo menos. Necesitan recursos que les permitirán manejar su tiempo de manera más efectiva.

¿Cómo hacer menos para poder estar más tiempo delante del prospecto? Pase más tiempo delante del prospecto y del delega todo lo demás.

Una vez le restamos los fines de semana, tiempo de viaje y reuniones, días de enfermedad y de vacaciones, solo restan 215 días para vender en un año. Para aumentar su productividad, el representante de ventas necesita utilizar ese tiempo efectivamente. Todo aquello que le ocupa tiempo y no le permite estar delante de clientes o prospectos, no les está ayudando a aumentar sus ventas.

Por cada dos minutos y medio de tiempo que yo como Asistente Virtual le ahorro a un representante de ventas, en realidad le estoy brindando 9 horas para producir ventas al transcurrir esos 215 días. Una hora de trabajo de su Asistente virtual equivale a un mes de tiempo disponible para dedicarle a las ventas.

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 Shamika Rivera, MBA

Asistente Virtual

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¿Empleado a tiempo completo, empleado temporero o Asistente virtual?

Como profesional, es necesario trabajar de cerca con sus clientes, pero también es preciso trabajar en su negocio. El Manejo de tiempo eficaz y la Administración de oficina son cruciales para desarrollar y hacer crecer su negocio, al igual que para llevar a cabo aquellas actividades que generan ingresos.  Lo ideal sería contratar personal de apoyo para que se encarguen, pero no siempre contamos con los recursos para sufragar los gastos operacionales que envuelve tener dicho personal.  Ante esta situación, tiene varias opciones (1) Llevar a cabo la tarea usted (2) Reclutar personal a tiempo parcial y por tiempo limitado o (3) reclutar una Asistente virtual que se ajuste a sus necesidades.

Dependiendo de la cantidad de clientes, puede que por el momento pueda llevar a cabo las tareas administrativas.  De ser así, necesita desarrollar un sistema de oficina eficaz para que su negocio funcione con éxito. La organización de oficina es tan importante como hacer lo que usted hace. Aunque seas buen vendedor, consultor, agente de seguros, u otro profesional del servicio, usted luchará siempre en su negocio si usted no tiene los sistemas administrativos apropiados. ¡Los sistemas le ahorran tiempo, dinero, y energía! Cuando usted cuenta con un sistema de trabajo definido, sus pensamientos fluyen mejor al no sentirse abrumado; se siente organizado y tranquilo, sabiendo que todo está bajo control. Esto permite que usted se concentre en sus clientes y aquellas actividades que generan ingresos.

Según vaya creciendo su negocio, llegará el momento que necesitará más tiempo para atender las exigencias de sus clientes.  La segunda opción sería reclutar personal temporero a tiempo parcial.  Se ahorra los gastos administrativos (seguro social, desempleo, sinot, vacaciones y enfermedad, entre otros) pero tendrá que invertir su tiempo reclutando y adiestrando personal una y otra vez.  Además, usualmente los empleados temporeros son aquellos quienes acaban de graduarse y cuentan con poca o ninguna experiencia laboral, o aquellos quienes buscan algo en que invertir su tiempo.  En cuanto al salario se refiere, suelen ser similares en costos pero no en otros aspectos.  Si se divide el pago del salario entre el patrono y la agencia de empleos temporeros, pero a eso debe añadirle el costo del tiempo invertido en adiestramiento, el espacio, el equipo y mantenimiento de equipo necesario para laborar.

Al reclutar una Asistente virtual con una educación completa y experiencia en la industria se ahorra los gastos administrativos y tiempo en adiestramiento.  Unas simples instrucciones bastan para comenzar a trabajar y su Asistente Virtual se encargará de desarrollar e implementar sistemas de oficinas automatizados que le permite ejercer su profesión de manera profesional con organización, consistencia y fluidez.  Además, tenemos un interés creado en el éxito de su negocio.  Un trabajo eficiente significa ganar una buena reputación que a su vez ayuda a aumentar su clientela.  Mientras mayor éxito para la compañía, mayor cantidad de trabajo tendrá que delegar.  Cobramos por tiempo trabajado y no por otras actividades que se llevan a cabo en una oficina. Estamos disponibles en el momento en que nos necesita.

Para una consulta gratis de cómo puede desarrollar sistemas de oficina eficaz, o como reclutar una asistente virtual, comuníquese conmigo.

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¿La Gestión de relaciones de clientes es para usted?

El proceso de crear una amplia clientela consiste en crear relaciones humanas.  Los vendedores venden productos, pero los clientes compran relaciones.  En la práctica de Servicios financieros, las relaciones se construyen a través del tiempo y una comunicación efectiva, lo cual debe ser constante. Según un manual presentado por “Million Dollar Round Table”, es necesario contactar a más de 3,000 clientes potenciales durante los primeros 5 años de su carrera para obtener un buen inicio

El reto está en cómo mantener una comunicación efectiva con cientos de personas para lograr adquirir clientes nuevos.  Necesita un sistema para registrar y manejar todos sus contactos.  De lo contrario, de repente se le olvidarán y perderá  la comunicación constante con sus clientes.  Cuando esto ocurre, las relaciones pierden solidez.  ¿Le parece familiar?

La anti-selección es otro factor que afecta la comunicación efectiva.  Ocurre cuando albergamos predisposiciones hacia nuestros clientes potenciales y nos limitamos a llamar algunos clientes de nuestra preferencia.  Al no contar con un sistema de registro y manejo de información de contacto eficaz, mejor conocido como Gestión de relaciones de clientes o CRM por sus siglas en ingles, probablemente comenzará a contactar solo aquellos con quienes se siente más seguro. De repente solo quedarán aquellos quienes no desea llamar en su lista de clientes.  De ser así; ¿a quién le va a vender?  Eventualmente aquellos clientes preferidos quedarán satisfechos y no se podrán considerar como clientes activos.

Establecer un sistema de gestión de relaciones de clientes le permite recordar información indispensable sobre sus prospectos y clientes, darle seguimiento, manejar varios mercados, compartir información con su equipo de trabajo y tomar acción inmediata para cerrar casos que de lo contrario, se irían con la competencia.  Además, si está a cargo de un equipo de ventas, le permite mantener un registro de las gestiones de ventas de cada miembro y llevar a cabo una gestión eficaz.

Pero la gestión de relaciones de clientes puede ser confusa ya que existe una variedad de sistemas para escoger.  Además, los vendedores frecuentemente ven el uso de CRM como papelería innecesaria que se interpone en la gestión de venta.  ¿Dónde sacará tiempo para entrar toda esa data?; su mayor prioridad son las relaciones interpersonales y no tareas administrativas como esta que le restan tiempo.

La mejor solución es delegar la tarea.  Una Asistente virtual puede comunicarse con todos sus clientes, ya sea para coordinar citas para ventas nuevas, renovaciones, aniversarios, cumpleaños, entre otros.  Todos sus clientes serán contactados, sin distinción alguna y así evitará tomar acción a base de prejuicios y por ende la anti-selección.  Podrá crear una relación sólida al ganar su confianza a través de la comunicación efectiva y constante.

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Dedicale tiempo al negocio y no en el negocio

Los empresarios buscamos la independencia que llega al establecer una clientela amplia. Mas sin embargo, las empresas conllevan riesgos y muchos fracasan. Según Michael Gerber, autor de”The E-Myth”, la razón por el cual los empresarios fracasan es porque le dedican mucho tiempo en el negocio y no para el negocio.

La esencia del negocio recae sobre el mantener un equilibrio. Para un Profesional de servicios financieros, el equilibrio proviene de tener un Asistente de ventas que lleve a cabo aquellas tareas administrativas específicamente relacionadas al Ciclo de ventas: coordinación y confirmación de citas, preparación de casos y seguimiento, entre otros, para proveerle más tiempo para prospectar, “fact-finding” y cierre.

El servicio de Asistencia virtual es una alternativa con el cual se ahorra todos los gastos asociados con tener un Asistente permanente: desempleo, seguro social, sinot, etc, más tiene la flexibilidad de reclutarla cuando sea necesario. Ya no es necesario buscar tareas para delegar cuando hay menos flujo de trabajo.

Servicios generales para profesionales de servicios financieros:

• Manejo de data
• Transcripción de dictado
• Coordinación y confirmación de citas
• Servicio al cliente—seguimientos reclamaciones, cambios y revisiones entre otros.
• Conexión de redes sociales (facebook, Myspace y Twitter entre otros) – creación y/o actualización de perfil y seguimiento entre otros.
• Autoedición (“Desktop Publishing”) – desarrollo de promoción: cartas, folletos informativos, tarjetas postales y de negocio, membretes entre otros.
• Reproducción y distribución de promoción por correo regular o electrónica.
• Preparación de Ilustraciones
• Misceláneos—manejo de correspondencia regular y electrónica, archivar, etc.

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Como seleccionar un Asistente virtual

El primer paso al seleccionar un Asistente virtual es identificar aquellas tareas para los cuales necesita asistencia, ya se por que no tiene tiempo o porque no lo sabe hacer.  Ejemplos podrían ser:

Entrada y/o manejo de data – sabemos cuán importante es registrar toda la información de nuestros clientes y prospectos.  Es indispensable registrar hasta lo que acordamos con ellos ya que al tener tantos contactos se nos hace difícil recordarnos de cada uno de ellos.

Manejo de agenda – la mayor parte del tiempo, los profesionales de servicios financieros deben estar en el “field” visitando clientes, buscando referidos, haciendo presentaciones, etc., etc; pero también es importante hacer llamadas y coordinar citas para tener a quien visitar todos los días.

Servicio al cliente – también es importante contactarlos para sus cumpleaños, aniversario de pólizas, asistirle cuando necesitan hacer un cambio o reclamación a la póliza y darle seguimiento hasta que se complete.

Luego de identificar cuáles son aquellas tareas para los cuales necesita asistencia, debe buscar una Asistente con la cual sientes una conexión inicial a través de la información provista en su resumé  o  perfil.

El siguiente paso sería coordinar una cita entre ambos para determinar si esta puede resolver sus problemas, asumir las responsabilidades que usted identificó y que pueda complementar sus atributos personales.

Según Molly Gordon, consultora de negocios certificada, recomienda que una AV de poseer lo siguiente:

  • Valores que se puedan comparar con los suyos.
  • Destrezas en computadora y acceso al Internet.
  • Habilidades que complementen los suyos.
  • Organizada y que pueda llevar a cabo varias tareas simultáneas.
  • Compromiso para aprender sobre su negocio e industria.
  • Actitud positiva y voluntad.
  • Habilidad para enseñar de una manera que usted entienda.

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Retrospección Prematura

Según Al Granum, muchos agentes de carrera quienes le dedican su vida a este negocio retroceden de manera prematura.  Comienzan abandonar la misión de construir su clientela y la salud y vigor de su práctica comienza a minimizar lentamente.  A menudo, esto ocurre sin que se den de cuenta.  Esto sucede principalmente por no prestar atención a la cantidad y calidad de sus clientes activos.

Necesita prestar atención a la construcción de su clientela debido a la curva o curso de la retrospección prematura.  Aquel productor exitoso, uno que regularmente cualifica para el MDRT (Million Dollar Round Table), tiende a mantener su producción de FYC nivelada.  El ingreso sube según se acumulan las renovaciones pero mantiene un promedio de FYC en vez de aumentar.

Usted; ¿sabe cuál es su tendencia?  ¿Su producción según el FYC se mantiene nivelada o está en aumento como debe ser? Con los servicios de un Asistente virtual puede lograr mayor éxito con su negocio.  Obtendrá la oportunidad de:

  • trabajar con un profesional con experiencia y una educación completa a un precio competitivo.
  • complementar su negocio con un recurso que cuenta con conocimientos en aquellas áreas donde carece de información.
  • eliminar aquellos gastos asociados con reclutar un Asistente permanente.
  • adquirir otra opción que sustituye el tener que manejar todas aquellas tareas relacionadas a la administración de un negocio exitoso y que le quitan tiempo para realizar aquellas tareas que son realmente importantes para usted y que le permite generar ingresos.
  • reclutamiento flexible, según sea su necesidad.  Ya no necesita buscar tareas para delegarle a un Asistente permanente durante aquellas épocas de menor flujo de trabajo.

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¿Qué es anti-selección?

La anti-selección ocurre cuando albergamos predisposiciones hacia nuestros clientes potenciales y nos limitamos a llamar algunos clientes de nuestra preferencia.  Al no lograr una comunicación constante con todos sus clientes potenciales y prospectos, probablemente comenzará a contactar solo aquellos con quienes se siente más seguro. De repente solo quedarán aquellos quienes no desea llamar en su lista de clientes.  De ser así; ¿a quién le va a vender?  Eventualmente aquellos clientes preferidos quedarán satisfechos y no se podrán considerar como clientes activos.

Según el manual presentado por “Million Dollar Round Table”, es necesario contactar a más de 3,000 clientes potenciales durante los primeros 5 años de su carrera para obtener un buen inicio.  No será tarea fácil sin un sistema de manejo de contactos íntegro, que le permita registrar y manejar la información de contacto y todo lo que se ha hablado.  Además, de dónde sacará tiempo para entrar toda esa data si debe dedicar su tiempo creando las relaciones y no en tareas administrativas como esta que le restan el tiempo que necesita para poder atender a sus clientes.

La solución es delegar la tarea.  Una Asistente virtual puede comunicarse con todos sus clientes, ya sea para coordinar citas para ventas nuevas, renovaciones, aniversarios, cumpleaños, entre otros.  Todos sus clientes serán contactados, sin distinción alguna y así evitará tomar acción a base de prejuicios y por ende la anti-selección.  Podrá crear una relación sólida al ganar su confianza a través de la comunicación efectiva y constante.

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